Como abrir meu caixa?

Para abrir o seu caixa é muito simples!

1)Vá até o módulo financeiro do sistema Belasis e clique em “Abrir Caixa”.

Agora o sistema irá pedir para você colocar um valor (é o valor que você vai utilizar para abrir o seu caixa de movimentações ali dentro do salão), vai pedir também para você informar a origem desse valor, isto é, de onde ele veio e a tela parão que irá puxar vai ser a transferência. Que nem a foto abaixo: 

 

Como lançar uma despesa?

Para lançar uma despesa dentro do sistema Belasis existem dois modos:

1) Indo em Financeiro> Adicionar> Despesa:

Passo a passo:

1- Entre no seu sistema Belasis;

2- Vá até o módulo financeiro;

3) Nesta tela, clique no botão “Adicionar”, na parte superior esquerda;

4) Clicando neste botão, selecione a opção “Despesas”;

 

5) Clicando em “Despesas”, a seguinte tela irá aparecer para você;

 

1)

  • Em Valor, digite o valor da sua despesa;
  • Em Descrição, você irá identificar essa despesa. Por exemplo: se a despesa que você está lançando for uma despesa referente a conta de água, você irá colocar “Companhia de Água”, ou, “Taxa de água”;
  • Em Vencimento você irá colocar a data que esta fatura vence.

2.

  • Em Forma de Pgto., selecione com que forma de pagamento você está pagando esta despesa. Se for dinheiro, selecione a forma dinheiro. Se for cartão de débito, selecione a forma cartão de débito, e assim por diante…;
  • Em Conta, o sistema irá puxar automaticamente a conta da qual será debitada a fatura;
  • Em Categoria você irá selecionar a qual Categoria essa Despesa pertence. Por exemplo, se for uma conta de água, selecione a categoria “Água/Luz”…
  • Logo abaixo existe um botão bem pequeno chamado “Se repete?”, esse botão serve para que você informe ao sistema se a despesa lançada é parcelada ou não. Clicando ali você irá informar ao sistema o número de parcelas feitas =)

3.

  • No campo Pago para Fornecedor, caso a despesa seja referente a algum material de consumo de dentro do salão, ou seja, vinculada a um fornecedor, você irá falar para o sistema que fornecedor foi esse. Caso ele ainda não esteja cadastrado no sistema, clique no ícone “+”, ao lado da lupa;
  • Em Pago para Funcionário, caso a despesa em questão for referente a algum pagamento de salário, ou de comissão, você colocará o nome do Funcionário que recebeu essa quantia!
  • No botão azul chamado “Alterar Data de Competência”, caso a despesa que você está lançando seja de algum dia inferior a sua data de vencimento;
  • Já, no botão amarelo chamado “Alterar Data de Baixa”, você poderá informar ao sistema se a data que você está confirmando o pagamento da despesa é anterior ou igual a data que você está lançando ela!:

 

Como posso fechar o meu caixa?

Antes de mostrar o funcionamento, precisamos fazer um lembrete! As suas formas de pagamento DEVEM respeitar os seguintes critérios:

  • As suas formas de pagamento que correspondem ao Dinheiro em espécie, devem estar cadastradas com uma conta CAIXA;
  • As demais formas devem estar vinculadas a outras contas.

Exemplo:

No exemplo citado, temos apenas as formas Dinheiro, fiado e cheque cadastradas com a conta Caixa, pois elas representam o dinheiro físico, que realmente caem na sua gaveta aí do lado do computador!

 

Tudo bem até aqui? Estamos prontos =D

Agora vamos ver como funciona a conferência!

 

Como funciona?

O fechamento de caixa foi dividido em duas partes: Conferência de Caixa e Conferência de Vendas! Na Conferência de Caixa vai aparecer tudo o que está relacionado ao dinheiro físico, representa a sua gaveta ai do lado do computador! Todas as movimentações lançadas com a forma de pagamento Dinheiro e que já entraram no seu caixa, aparecerão nessa parte! A Conferência de Vendas é o oposto, isto é, vai aparecer todas as outras formas de pagamento, entre elas: cartão de crédito, cartão de débito, depósito, boleto e afins! São as vendas realizadas no seu sistema mas que no entanto não representam o dinheiro que você tem em mãos nesse momento.

O sistema lhe mostrará no fechamento de caixa todas as movimentações financeiras realizadas enquanto o caixa esteve aberto! O sistema lhe mostrará isso por Forma de Pagamento e por Categorias, conforme a imagem abaixo:

 

O ícone refere-se aos detalhes dessa categoria! Ao clicar nele, o sistema vai mostrar para você como ele chegou no cálculo do Valor Final, isto é, vai detalhar o que foi movimentado no seu sistema com essa operação e categoria!

 

DIVERGÊNCIA DE CAIXA

Suponha-se que na Conferência de Caixa o sistema está dizendo que você possui o valor de R$: 500,00 em dinheiro, mas ao somar o seu dinheiro fisicamente, você percebeu que na verdade possui R$: 400,00, isto é, está falando R$: 100,00!

Agora, você tem duas opções! A primeira é verificar na conferência de caixa de onde surgiu esses R$: 500,00 e com isso, confirmar se realmente foi lançado corretamente os valores no sistema. Caso você perceba que houve um erro de lançamento, você pode alterar as comandas sem problemas! Depois ao acessar novamente a conferência, o sistema vai atualizar os valores para você!

Mas, suponha-se que os lançamentos tenham sido feitos de forma certa… então você deve informar ao sistema que desses R$: 500,00 você na verdade tem apenas R$: 400,00 e com isso, o vai ser gerado uma divergência de caixa no valor de R$: -100,00! Isto é, o sistema vai RETIRAR do seu caixa o valor de R$: 100,00, fazendo com que ele fique no valor que você realmente tem na suas mãos!

 

Tudo bem até aqui?

Agora, vou contar para vocês como essa conferência deve ser utilizada!

O sistema vai mostrar para você a seguinte tela:

Essa tela refere-se a primeira parte da conferência, conforme eu mencionei a cima! Os campos que aparecem nela possuem a mesma funcionalidade que na outra parte, ok?

Em Saldo Inicial podemos verificar qual era o saldo quando abrimos o caixa! E aí então, começamos a verificar nessa primeira parte o que entrou e o que saiu da nossa conta Caixa (dinheiro em espécie).

Valor Final é referente a soma de todas as movimentações de uma operação x categoria.

Valor Conferido serve para você informar para o sistema quanto do Valor Final você conferiu. É através deste campo que você informa ao sistema que conferiu as movimentações referentes a essa categoria.

Já a Diferença, é a subtração entre o Valor Conferido e o Valor Final. Se a Diferença for diferente de 0,00, significa que o Valor Conferido e o Valor Final não são iguais, isto é, você conferiu um valor diferente do que foi lançado no sistema.  Se houver diferença na primeira parte da conferência de caixa, o sistema irá gerar uma divergência de caixa (conforme explicado lá no início) . Agora, se houver diferença na segunda parte da conferência, o sistema não irá deixá-lo fechar o caixa! Os valores devem estar lançados corretamente nas comandas e não deve haver diferenças entre o Valor Final e Valor Conferido para que você possa prosseguir.

Após finalizar a conferência, você tem a opção de manter o valor no seu Caixa ou transferi-lo para outra conta. Se você deseja manter, basta deixar selecionada a opção “Manter saldo no Caixa“. Se você deseja zerá-lo, escolha a opção “Transferir saldo para outra conta“ e logo abaixo, escolha para qual conta deverá ser transferido o seu saldo Caixa.

Após conferir um valor digitando o mesmo no campo Valor Conferido, é necessário que você marque a opção “Conferido” para cada Operação e Categoria! É através dessa opção que você confirma para o sistema que o valor foi conferido corretamente.

O QUE MUDA APÓS A CONFERÊNCIA?

Quando você informa ao sistema que conferiu um valor e ele está correto, o sistema bloqueia a edição das faturas que fazem parte da conferência!

Caso você perceba depois da conferência que algum dado da fatura está incorreto, será necessário excluí-la e lançá-la novamente.

 

Como faço para abrir o meu caixa?

Para abrir seu caixa é bem simples!

Vá até o módulo Financeiro do sistema, e clique no botão “Abrir Caixa“, que estará no menu a sua esquerda, abaixo do botão “Despesas”.

Clicando ali, vai aparecer uma tela pedindo para você informar 3 coisas:

1) Valor, ou seja, com quantos R$ você vai abrir o seu caixa diário;

2) Conta origem deste valor, de onde ele está saindo;

3) E a categoria, ou seja, como esse valor foi parar no seu caixa.

Abaixo uma imagem de como ficará sua tela:

Depois de preenchidos esses itens, é só clicar em “Abrir Caixa” e pronto! Você já pode fazer movimentações no seu caixa, que tudo estará registrado ali 🙂