Já cansou de procurar e continuar com dúvidas? Hoje vamos de ensinar tudo sobre agenda online! Com esse post você irá resolver suas dúvidas em relação ao funcionamento, possibilidades, ideias de divulgação e muito mais. Então, se você quer conhecer a fundo essa ferramenta essencial, fique conosco nesse post.
O que é uma agenda?
Vamos começar pelo principio, explicando o fundamento de uma agenda, e de sua variante virtual. Como nós sabemos, agendas pode ser utilizadas para funcionalidades diversas, como anotar compromissos, datas importantes e prazos. Sabemos que a versão mais comum é como um caderno datado, normalmente com uma página por dia.
Sabemos que, muitas vezes, falta espaço para marcar todos os compromissos do dia, ou ainda, não conseguimos organizar com precisão o que precisamos executar como tarefas para aquela período. Isso sem falar que é possível esquecer a agenda de papel, em casa, ou até mesmo em outros locais.
Uma solução inteligente para esses percalços, é a a utilização da variante tecnológica de agendamento. Veremos mais sobre o tópico a seguir.
E a versão online?
Vamos por partes, certo? Trata-se, nada mais, nada menos, do que ter sua agenda no computador ou no próprio celular, disponível a qualquer hora em qualquer lugar. Porém, com a vantagem de ter mais bem funcionalidades, por se tratar de um software.
Uma agenda online oferece as mesmas funcionalidades de uma agenda de papel, só que no ambiente digital. Você pode acessá-la pelo seu computador, celular, tablet ou qualquer outro dispositivo móvel e conferir todas as informações que deixou lá. Não é ótimo não ter problema em esquecer sua agenda em casa? Pois é. E esse é só um dos tantos benefícios do produto.
Além de economizar papel – sempre bom, certo? -, você recebe mais uma série de funcionalidades que só aplicações online possuem, como os lembretes via SMS, e-mail, ou ainda por notificações em seu Smartphone que ajudam você a lembrar de todos os seus compromissos mais importantes!
Seja para uso pessoal, profissional ou até mesmo para a sua empresa. Principalmente se for para mais de uma pessoa ter conhecimento dos compromissos ou tarefas, como em um salão de beleza ou barbearia, onde os profissionais precisam saber os horários e (principalmente) os clientes que estão agendados para determinado dia. Essa tecnologia otimiza todo o processo e impede que falhas ou esquecimentos aconteçam.
Então, se você é aquela pessoa que sempre esquece a agenda em algum canto da casa ou do trabalho. Ou ainda tem uma rotina que precisa ser compartilhada com outras pessoas e também não se sente muito confortável usando produtos físicos, como a agenda de papel por conta do desmatamento das florestas, ter uma agenda online é um grande investimento.
Principalmente se o seu trabalho envolve agendar horários com clientes. Aliás, sabia que oferecer a possibilidade de agendamento online para eles pode aumentar consideravelmente sua retenção de clientes? Pois é, uma coisa tão simples que faz MUITA diferença no seu dia a dia (e nas suas finanças também).
Agenda de papel são coisa do passado?
O uso de agenda de papel ainda é muito comum, porém elas apresentam grandes falhas para empresas que trabalham com agendamento frequente, com clínicas de estética, barbearias e salões de beleza. Isso porque é muito mais difícil controlar as datas, especialmente de múltiplos profissionais.
A seguir veremos em mais detalhes como a agenda de papel é insuficiente ou até mesmo prejudicial para o seu negócio.
O uso incorreto
a agenda de papel não oferece um histórico seguro e permanente , não é mesmo? Assim, quando as folhas acabam, a agenda é arquivada ou até mesmo descartada, dificultando consultas de informações anteriores que poderão ser solicitadas.
Além do que, devido ao tumulto da rotina, acabamos usando a agenda de forma incorreta e anotando informações de forma bagunçada e desorganizada.
É importante ser muito sistemático com o funcionamento da agenda e só anotar compromissos que tem um prazo. Isso evita, por exemplo, que a gente tire a tarefa de um dia e fique passando pra outro.
E, se você anotar alguma coisa errada, vai ter que rasurar ou rabiscar, o que deixa a agenda tão caótica quanto os compromissos do dia a dia. O mesmo acontece quando você tem diversos pequenos compromissos, deixando o pouco espaço muito poluído.
Assim, concluindo, as desvantagens de optar por uma agenda de papel são:
- Difícil fazer alterações
- Pouco espaço disponível
- Não tem lembretes e alarmes
- Fácil de esquecer em casa
- Pode estragar facilmente
- Perda de informações posteriormente
Nenhuma lista de clientes
Ao usar uma agenda de papel, você não cria uma lista de clientes que seja fácil de exportar e, na maioria das vezes, consegue apenas informações muito básicas sobre seus clientes, como por exemplo: nome completo e um número de telefone. Manter uma base de clientes é fundamental para os negócios na área da beleza e você vai precisar de mais dados sobre eles se quiser crescer o seu negócio.
Por que isso importa?
Se, um dia, você decidir vender sua empresa, por exemplo, ter uma lista de clientes representa um enorme valor agregado. Quanto mais seu banco de dados de clientes for qualificado (completo e atualizado), mais valor sua empresa terá no mercado. Essa é um argumento forte durante uma negociação.
Além disso, sem uma lista de números de telefone ou WhatsApp para entrar em contato com seus clientes, você não consegue encaminhar mensagens de promoções ou de retorno, caso seja necessário. Manter uma comunicação eficiente com seu cliente é uma forma poderosa de aumentar a fidelidade dele em relação ao seu negócio e gerar mais receita.
É por isso que é crucial estabelecer uma lista de clientes com todos os detalhes para contatá-los, além de acrescentar data de nascimento e histórico de agendamentos.
Sem dados sobre o desempenho de seus negócios
Com uma agenda de papel, você dificilmente vai conseguir definir estatísticas e métricas sobre os pontos fortes e fracos de seus negócios. Determinar manualmente seu horário de pico e de menos movimento, além dos períodos mais movimentados do ano pode ser algo cansativo e entediante, se não impossível.
No entanto, esses são dados essenciais para ajustar suas promoções, suas ações de marketing e que podem ajudar você a tomar decisões diárias para seus negócios.
Acesso limitado às suas agendas
Com uma agenda de papel, você não pode vê-la a qualquer momento. Por exemplo, se você estiver em casa sem a sua agenda e um cliente ligar para você para marcar um horário, você corre o risco de perder um cliente. Na verdade, as pessoas não gostam mais de esperar. Esse argumento é ainda mais impactante se você tem uma equipe, porque todos dependem da mesma agenda.
Um desperdício significativo de tempo
Com uma agenda de papel, você perde tempo. Por exemplo, seus profissionais não podem acessar ela em casa, portanto, eles precisam ligar para você para saber os horários deles ou para marcar um horário de um cliente. Ou ainda, você vai ligar de volta para todos os seus clientes no dia anterior ao agendamento ou enviar manualmente uma mensagem de texto para lembrá-los. Geralmente representa pelo menos um dia da sua semana que você poderia gastar fazendo o que gosta.
Se mais de uma pessoa estiver agendando um horário na agenda, é bem possível que algumas escritas sejam muito difíceis de entender, e você pode perder tempo tentando ler o que foi escrito. Muito rapidamente, sua agenda pode ficar ilegível, e isso é ainda mais frequente se você precisar modificar ou cancelar agendamentos que muitas vezes são marcados no mesmo horário.
Complicações nas auditorias fiscais
Se, por qualquer motivo, você passar por uma auditoria fiscal, deverá fornecer todas as informações sobre sua empresa nos últimos anos. Se você ainda usa uma agenda de papel, pode levar muito tempo para a pessoa encarregada da auditoria e uma fonte de frustrações: pode ser difícil ler a caligrafia de outra pessoa e entender suas abreviações, por exemplo. Em caso de dúvida, raramente você será beneficiado.
E quais as vantagens da agenda Online?
Agora que já exploramos vários pontos negativos sobre a agenda de papel, chegou a hora de falarmos propriamente da agenda digital online. Quais são as vantagens que imperam na escolha desse tipo de agendamento.
Laços com o cliente
As agendas de papel muitas vezes não possuem espaço para anotações que extrapolam as informações corriqueiras de agendamento. Por exemplo: aniversários, telefones e retornos de clientes ou fornecedores.
Já as agendas online comportam todas essas informações de forma organizada. E ainda podem enviar mensagens e avisos de retorno para os clientes. Isso alivia a carga dos profissionais do salão, que não precisarão mais se preocupar com isso!
Agilidade na espera
Se você não gosta de perder tempo, seus clientes provavelmente também não!
Quando sua agenda está muito cheia e não há nenhum horário vago para um cliente específico, geralmente você o coloca na fila de espera, certo? E depois precisa retornar ao registro (e ao telefone) para avisá-lo de que há um horário vago que pode ser interessante para ele.
No sistema de agendamento online, o cliente pode entrar na lista de espera e automaticamente ser avisado de que o horário anteriormente ocupado está vago. Assim o processo fica muito mais eficaz e otimizado a disponibilidade da sua agenda.
Acesso livre às suas agendas
Com uma agenda online, é possível acessar suas anotações e agendamentos de qualquer lugar com internet. Pode ser através de um smartphone, tablet, ou computador, você pode verificar os seus compromissos do dia, ajustar horários e se preparar para as tarefas do dia.
Além disso, você pode dividir os horários agendados com a sua equipe, mostrando que estará ocupado ou indisponível em determinados horários. Isso ajuda na organização do seu dia, por exemplo, determinando intervalos para o almoço, lanche, ou alguma tarefa que precisa executar entre um atendimento e outro.
Armazene informações
Sim, isso mesmo! Com uma agenda online é possível armazenar as informações dos seus clientes, procedimentos que eles realização no seu estabelecimento, quanto eles compram e qual a frequência com que eles visitam o seu negócio.
Assim, você pode reunir diversos dados que irão ajudar a estabelecer estratégias de marketing para a sua empresa, bem como ajudar a construir o perfil dos clientes que você tem. Isso é importante para direcionar a comunicação do seu negócio da beleza, e ser mais assertivo com seu publico.
Como escolher um agenda online
Essa é uma questão que pode tirar o sono de muita gente. Nós entendemos a importância da agenda para o cotidiano dos profissionais da beleza. A sua escolha deve ser pautada nos recursos que o sistema oferece, além do agendamento.
Se o sistema possui um banco de dados para salvar as informações sobre os agendamentos dos seus clientes, se possui uma plataforma que facilita a comunicação com os clientes, como lembretes automáticos, para automatizar o agendamento.
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