O que considerar antes de definir os níveis de acesso da sua equipe ao sistema do seu negócio

A definição das permissões de acesso da sua equipe ao sistema de gestão e agendamento do pode ser um dos aspectos mais complicados do gerenciamento de salões de beleza e barbearias. O acesso aos bancos de dados do cliente pode ser um assunto delicado. Além disso, pode ser um desafio implementar o equilíbrio perfeito entre segurança e confiança. O acesso da equipe é, em última análise, uma escolha pessoal. 

No entanto, abaixo estão algumas coisas importantes a serem consideradas antes de decidir como as permissões de acesso de sua equipe devem ser estruturados.

Comece com a básico: Confiança

Como proprietário de uma empresa, o nível de confiança que você sente com sua equipe será a base que determina quanto acesso é concedido ao seu sistema de gestão.

Talvez todos os novos membros da equipe podem começar com permissões básicas ao sistema, como por exemplo agendar horários de atendimento e visualizar a sua própria agenda. Mas após a promoção, você pode conceder o direito de ver detalhes do cliente e relatórios do salão.

Embora muitas vezes seja um sentimento instintivo, existem várias maneiras de aumentar os níveis de confiança entre a gerência e a equipe. Alguns destes incluem:

  • Realizando reuniões regulares
  • Ouvir as demandas dos membros da equipe
  • Permitindo que sua equipe seja autônoma e responsável em seu trabalho

Uma forte cultura de confiança facilitará a decisão sobre uma estrutura sólida de acesso e também aliviará as preocupações que você possa ter em relação a determinadas situações, como por exemplo um membro da equipe divulgando informações com detalhes do cliente.

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Transparência

A transparência costuma andar de mãos dadas com a confiança, e ambos são princípios essenciais a serem considerados ao decidir sobre as permissões de acesso da equipe. Decidir quão transparente você quer ser com sua equipe deve ser uma prioridade.

Alguns proprietários de salões de beleza e barbearias desejam que sua equipe aprenda tudo sobre o funcionamento interno da empresa. Nesse caso, permitir o acesso a relatórios financeiros, levantamentos de caixa e seções gerenciais do seu sistema pode ser considerado como uma vantagem.

Do contrário, se você se sentir desconfortável com a equipe que sabe muito sobre o seu salão, pode ser benéfico bloquear determinadas áreas de dados confidenciais do sistema.

Existem prós e contras em ser totalmente aberto ou totalmente secreto com sua equipe, mas o foco em quanto você confia nos membros da sua equipe permitirá que você tome as decisões corretas em relação à transparência.

Autonomia

Outra área importante de propriedade do salão a considerar é o quão autônomo você deseja que sua equipe seja. Capacitar seus profissionais a pensar como líderes pode ser extremamente benéfica para o crescimento pessoal e profissional. No entanto, isso também pode vir com dificuldades.

Para decidir quanta autonomia e acesso um membro da equipe deve ser concedido, fale com sua equipe individualmente, avalie que tipo de responsabilidade ele espera ter. Combine isso com a responsabilidade que você espera que um profissional tenha. Embora suas expectativas possam ser diferentes, considere os dois lados da moeda e chegue a um acordo. Dar mais responsabilidade à sua equipe pode ser extremamente gratificante para todos e não precisa custar sua privacidade ou autoridade.

Por exemplo, se você tem uma terapeuta de beleza excelente em palavras, talvez deva dar a ela um pouco mais de acesso do que o habitual ao seu módulo de marketing. Ou talvez você veja um grande potencial em sua recepcionista e queira que ela comece a extrair relatórios do salão. Não tenha medo de conversar com sua equipe e descobrir como suas habilidades podem beneficiar o salão ou barbearia. Além de aliviar sua própria carga de trabalho, oferecer trabalhos extras como esse para sua equipe gera um sentimento de responsabilidade e a chance de crescer profissionalmente.

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Tempo de serviço

Uma referência importante para definir os níveis de acesso da equipe ao seu sistema deve ser por quanto tempo eles estão com você e qual é o nível sênior de suas funções. Se um profissional for promovido e é colaborador do salão há anos, sua lealdade e confiança deverão ser devidamente recompensadas.

À medida que sua equipe progride em cada uma das negociações escolhidas, pode ser fácil esquecer as áreas de desenvolvimento que elas podem querer explorar. Tente não esquecer isso. À medida que sua equipe sobe na hierarquia, é importante permitir-lhes mais responsabilidade e acesso ao seu sistema.

Ao conceder aos funcionários seniores mais responsabilidade em lidar com partes financeiras e administrativas adicionais da empresa (como relatórios de salão, por exemplo), isso mostra que você aprecia e valoriza sua contribuição, beneficiando a todos a longo prazo.

Quem você contratar pode fazer ou quebrar seu negócio. 

Em suma

Embora a definição das permissões de acesso da equipe ao seu sistema seja, em última análise, uma escolha pessoal, é bom ter algumas diretrizes antes de definir as suas escolhas. Quando sua equipe sabe que você colocou um pensamento e um conhecimento genuínos para defini-los, eles tendem a aceitar e entender melhor suas decisões. 

Uma última coisa

Lembre-se de não ficar estressado demais em acertar na primeira vez. Os níveis de acesso da equipe são uma medida de segurança fluida que pode ser alterada a qualquer momento. Assim você consegue se alinhar às suas práticas comerciais.

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